<aside> 💡 En este artículo - en modo píldora formativa - explicamos los ’basics’ de la gestión de proyectos, la teoría y conceptos clave, a partir de varios estándares de la industria (PMI, PM2, etc.), así como las diferencias y sinergias con producto, y el rol del PM (’Project Manager’). Es importante compartir las definiciones y nociones clave para saber aplicar con efectividad y de forma progresiva, el marco metodológico, los procesos y herramientas de esta disciplina, y sacarle el máximo potencial a la gestión de tu proyecto. ¡Arrancamos!.

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• Índice de contenidos:

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Diagrama creado por el autor para representar: a la izquierda, las 5 ‘fases’ (grupos de procesos, etapas) de la gestión de proyectos estándar, que utilizan marcos internacionales como el PMI o PM2; y, a la derecha, las 12+1 dimensiones de conocimiento - adaptadas a partir de dichos estándares - que representan las variables y características a gestionar en un proyecto. Según avance el artículo, profundizaremos en cada concepto y en sus relaciones, para comprender en mayor detalle el marco teórico que propone el autor.

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🌱 Qué es un proyecto… (definición básica, ¡y clave!)

En el día a día, tanto a nivel personal como profesional, utilizamos continuamente la palabra ‘proyecto’ para expresar diversos conceptos como: idea , iniciativa, esfuerzo que vamos a realizar, propósito, colaboración, objetivo…, y aunque no está mal aplicado del todo (porque terminamos entendiéndonos), es importante - y eficiente - partir de una definición concreta y compartida de qué significa.

Cogiendo la definición del marco internacional del PMI, un proyecto es un:

<aside> 💡 ‘Esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto, servicio o resultado único’

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• ⏳ Temporal: todo proyecto tiene un inicio y un fin claros (si no está acotado en el tiempo, no es un proyecto… será una operativa, un servicio, un desarrollo iterativo, etc.). Además, algo que no se sabe cuándo empieza, y cuando termina, es difícil de acotar en sus otras dimensiones.
• 📦 Producto, servicio o resultado: un proyecto se lleva a cabo para conseguir un objetivo, crear-mejorar-sustituir-eliminar un producto o servicio, para obtener un resultado, que satisfaga unos intereses y produzca el beneficio esperado. Es crítico saber qué vamos a hacer, y bajo qué premisas consideraremos que se ha conseguido.
• 🦄 Único: y, finalmente, se considera como único, irrepetible, porque el proyecto se ejecuta bajo unos condicionantes específicos (entorno interno y externo, situación social, cultural y política, mercado y economía, tipología de empresa, sistemas de trabajo, equipo de personas, etc.), con unos recursos limitados (tiempo, coste…) y para un alcance determinado (acotado).

Además, como parte de la definición, añadiríamos (por introducir ligeramente el concepto de ciclo de vida y de dimensiones), que un proyecto es un conjunto de procesos de iniciar, planificar, ejecutar, monitorear y entregar un resultado único, a partir de la gestión de sus variables (dimensiones): un alcance determinado, en un tiempo, con unos costes, bajo una calidad, ante unos riesgos, con un equipo de personas… (profundizaremos más adelante), y para conseguir unos objetivos y beneficios tanto para el cliente-usuario como para la empresa.

Esta definición y enfoque de fases son compartidos por 2 de los principales estándares y/o instituciones internacionales que difunden la disciplina de la gestión de proyectos: el PMI (Project Mgmt. Institute), la más conocida a nivel internacional, con su certificación PMP; y PM2 (Project Management-squared), desarrollada por la Unión Europea para sus propios proyectos (y que es una adaptación del PMBOK del PMI). Pero, además de estas 2, existen muchas otras entidades y/o marcos metodológicos que podemos aplicar - para obtener ciertas ventajas o facilidades específicas - según el tipo de proyecto, industria u objetivos que persigamos. Entre ellas:

Imagen ilustrativa de iconos de entidades, empresas de formación y/o metodologías de la tabla.